A existência de uma organização representa a união de pessoas que buscam objetivos e metas comuns. O negócio estabelecido é norteado pela cultura e valores de seus sócios e dirigentes. Os meios e formas de atuação da organização são refletidos em seus processos e identificam seu perfil de gestão e a sistemática de como são encaminhados as questões do dia a dia e de como são obtidas as informações para a tomada de decisão.

Esse fluxo de informações representa o sistema de gestão, mesmo que por meio de processos formais ou informais, manuais ou sistematizados. Em busca de modelos eficientes, depara-se com o conceito de melhores práticas, representados por processos que atendem ao gestor com informações eficientes e eficazes.

Processos mais eficientes representam decisões mais realistas e com menor possibilidade de erros, que no futuro significam melhores resultados para organização, e evita decisões reativas. Na melhoria dos processos pode-se notar custo x benefício com relação a qualidade e velocidade da gestão das informações e da organização, o que nos conduz para busca de sistema de gestão informatizados.

O principal projeto de informatização das obrigações fiscais é o Sistema Público Eletrônico de Dados (SPED), que segundo a Receita Federal, “consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias, transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores, utilizando-se da certificação digital para fins de assinatura dos documentos eletrônicos, garantindo assim a validade jurídica dos mesmos apenas na sua forma digital”.

A Receita Federal tem fornecido algumas alternativas para atendimento de suas exigências, como a emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NFe) em um portal. Entretanto o uso de dados no portal não significa que as organizações terão esses dados disponíveis de forma eletrônica para avaliação e apoio à decisão.

O que se pode entender, é que apesar de não existir uma norma afirmando que as organizações devem ter um sistema de gestão informatizado, não tê-lo significa fornecer informações para os órgãos do governo sem domínio da informação fornecida e sem disponibilizá-la para apoio à decisão.

Para domínio das informações que saem das organizações precisamos estabelecer um procedimento de melhoria dos processos, que passa por um desenho adequado dos processos existentes e adequação a uma realidade de melhores práticas, sempre respeitando a cultura existente na organização.

O passo seguinte é a escolha de um sistema de gestão informatizado. Essa escolha deve levar em consideração a escolha de sistemas de organizações que são estáveis e manterão a atualização, que disponibilize recursos necessários ao atendimento das normas legais e gerenciais, forneça os subsídios às decisões da organização. Não é aconselhável ter o sistema baseado na boa vontade de um único individuo, afinal, a organização precisa continuar funcionando independente das pessoas que nela estão ou com ele se relacionam.

Outra coisa importante é a relação do perfil do sistema com os processos da empresa. Ele precisa ter um alto nível de compatibilidade a fim de reduzir as alterações no sistema adquirido e ajustes nos processos da empresa. Além disso, a existência de um sistema altera as atividades das pessoas.

A aquisição de um sistema de gestão, hoje em dia não é apenas uma compra e sim o estabelecimento de uma parceria, portanto, devemos selecionar um perfil de um parceiro que seja referencia em “melhores práticas”.

As alterações da legislação e ajustes nas obrigações acessórias são constantes e cada vez mais informatizadas, sendo solicitado cada vez mais com menores prazos e maior eficiência, o que exige uma atualização desses sistemas e, portanto uma relação estreita entre a organização e a fornecedora de software.

Com o nível de informatização atual, a concorrência, a necessidade de processos decisórios cada vez mais ágeis, conduzem cada vez mais as organizações para sistemas integrados e informatizados, sem os quais elas não conseguem atingir a eficiência necessária para otimizar seus resultados e atender os requisitos legais.

Assim sendo, é de suma importância que as organizações estejam atentas a uma seleção criteriosa e realizem uma pré-analise de um sistema de gestão informatizado que atenda as obrigações que ela tem perante o fisco, bem como aos seus processos de trabalho.

Augusto Messias de Seabra, formado em Economia, Análise de Sistemas, Pós-graduado em Gestão Empresarial pela FGV e Mestre em Planejamento, Decisão e Gestão pela UNITAU. Especialização em Sistemas de Controle de Operações de Projetos Industriais – UNIFEI, Controladoria – FGV, Gerenciamento de PCP – IMAM e Gerenciamento de Projetos pela Fundação Dom Cabral. Atuou nas áreas de compras, estocagem e suprimentos; Planejamento de obras, Recursos Humanos, Informática e controladoria na construção civil; responsável pelas áreas de orçamento e custos da Avibras por cinco anos; foi professor da UNIP para turmas de Finanças, Recursos Humanos, Marketing e Logística. Atualmente é professor da INESP (Jacareí) no curso de Administração, ministrando matérias de Empreendedorismo, Avaliação de projetos e Administração da Produção, ETEP (SJC) no curso de finanças e logística e engenharia e da FAI (Santa Rita do Sapucaí) na Pós-graduação de Gestão de Projetos. Sócio da

Empresa de consultoria financeira e contábil CTEC Soluções Empresariais.